Análisis de su empresa: factores internos y factores externos
A Para poder entender un poco mejor como es el
funcionamiento de la organización dividiremos los factores internos que
conforman la empresa en cinco partes.
1. Los
Recursos: aquí están todos los elementos que son la base de la actividad de
su microempresa, por ejemplo: los recursos financieros, la experiencia, y el
conocimiento de los que trabajan en la firma, el recurso tecnológico, materias
primas, tiempo, recursos locativos, recursos humanos etc.
2. Sistemas
y Procedimientos: Es la forma como se administran los recursos con el fin
de lograr resultados positivos en su empresa. Entre ellos están sistemas de
producción, dirección de personal, mercadeo etc. El recurso financiero se
administra a través del sistema de contabilidad y finanzas.
3.
Relaciones: Son las comunicaciones, la motivación, relaciones de grupos
etc, es decir que son cosas que no se ven muy claramente pero que pueden
afectar positiva o negativamente toda su organización. Las Relaciones unen a
unos individuos con otros y en ocasiones esta interrelación puede degenerar en
problemas de autoridad y/o de motivación.
4. Identidad:
Toda persona necesita de un nombre y un documento que la identifique en sus
relaciones legales y personales, la empresa con más razón necesita esa
identidad, ya que esta la que afianza las relaciones comerciales, legales y
financieras. Asimismo esa identidad es la que le va abriendo el camino entre la
competencia para llegar a sus clientes y ser efectivo en el mundo de los
negocios. Entre estos factores de identidad están el nombre, los objetivos, la
marca, registros etc.
5. Factor
Humano: Este es el verdadero corazón y alma de la empresa, este es el que
moviliza todos los recursos de la empresa, a través de sistemas y
procedimientos, planteando relaciones y en definitiva llevando a la empresa a
cumplir sus objetivos. Por eso es que no se debe dudar en decir que de él
depende el desarrollo y la supervivencia de la empresa. Aquí está el
gerente/propietario los socios y los empleados.
Mida las consecuencias de las acciones que tomara
ya que por lo general los problemas están interrelacionados y puede que la
solución que usted plantea influya en otro factor de una forma no deseada.
Factores
externos que influyen.
Proveedores
Los proveedores de una organización, por lo general
se piensa en empresas que proveen materias primas y equipos, pero este término
también incluye los que proporciona insumos financieros y mano de obras.
Accionistas, bancos, compañía de seguros, fondos de pensión, y otras
instituciones similares que son necesarias para asegurar un flujo continuo de
capital. La administración trata de asegurar un flujo continuo de los insumos
que se necesitan, al más bajo costo posible. Estos insumos representan
incertidumbres, porque su falta de disponibilidad o su retraso pueden reducir
en un grado importante la eficacia de la organización, es común que la
administración realice grandes esfuerzos para asegurar su flujo continuo. El
hecho de que las grandes organizaciones tengan departamento de compra,
finanzas, y personal es debido a la importancia que la administración la asigna
a la compra de insumo de maquinarias, equipos y capital y alquiler de trabajo.
Clientes
Las organizaciones existen para satisfacer las
necesidades de los clientes, es el quien absorbe el producto. Los clientes
obviamente representan una incertidumbre potencial para las organizaciones. Los
gustos del consumidor pueden cambiar. Estos pueden quedar insatisfechos con el
producto o servicio de la organización. En general esperaríamos que los
compradores representen mayor incertidumbre para los administradores de
cualquiera nivel.
Competidores
Todas las organizaciones tienen uno o más
competidores. Ninguna administración puede darse el lujo de ignorar a sus
competidores. Cuando lo hacen, pagan un precio muy alto. Los competidores se
pueden ver desde el punto de vista de los precios, ofrecimiento de servicios,
de adquisición de productos nuevos y similares. Representan una fuerza ambiental
importante que la administración que debe verificar, prepararse y responder a
todo esto.
Gobierno
Los gobiernos, influyen en lo que las
organizaciones pueden o no hacer. Ciertas organizaciones, en virtud de sus
actividades, son controladas por dependencias gubernamentales específicas. Por
ejemplo, si su empresa fabrica productos farmacéuticos, lo que usted puede
vender queda determinado por la administración de alimentos y drogas. Las
organizaciones gastan mucho tiempo y dinero para cumplir con las regulaciones
gubernamentales. Pero los efectos de estos reglamentos van más allá del tiempo
y dinero. También reducen la discrecionalidad administrativa. Restringen las
opciones disponibles para los administradores.
Grupo
públicos de presión
Los administradores no pueden dejar de reconocer la
existencia de grupos de intereses especiales que intentan influir en las
acciones de las organizaciones. Estas influencias consisten en simplemente
amenazar a algunas organizaciones a fin de que su administración cambie su
política. Conforme cambian los movimientos sociales y políticos, así también lo
hace el poder de los grupos de presión. Los administradores deben estar conscientes
del poder que estos grupos pueden ejercer sobre sus decisiones.
Ambiente General
Económicos
El ambiente económico no solo le interesa a los
negocios cuya misión, es la producción y la distribución de bienes y de
servicio que la población desea y por lo que puede pagar. Pero también es de la
mayor importancia para otros tipos de empresas organizadas. Algunos de los
factores económicos en el ambiente general que puede afectar las prácticas
administrativas en una organización, son: las tasas de intereses, porcentaje de
inflación, cambios en el ingreso disponible, índices del mercado laboral, y el
ciclo económico general.
Capital:
todas las clases de organizaciones necesitan capital: maquinaria, edificios,
inventario de bienes, equipo de oficina, herramienta de todo tipo y efectivo.
Parte de todo esto lo puede producir la propia organización, sin embargo, las
empresas organizadas generalmente resuelven sus necesidades de capital con
diversos proveedores, cuyo trabajo es producir los materiales y otros bienes de
capital que requiere la organización para operar. Esto significa que todas las
clases de operaciones dependen de la disponibilidad y de los precios de los
bienes de capital que se necesitan.
Trabajo:
otro insumo importante del medio económico es la disponibilidad, la calidad y
el precio de la fuerza laborar. En algunas sociedades quizás se cuente con gran
número de trabajadores comunes carentes de capacitación y haya escasez de mano
de obra altamente entrenada. El precio de la mano de obra también es un factor
económico importante para una empresa, aunque la automatización disminuye su
alto costo.
Niveles de
precios: la parte de insumos de una empresa recibe la clara influencia de
los cambios de los niveles de precios. Si estos suben suficientemente rápido,
los trastornos en el medio económico, tanto de insumo como en la producción,
pueden ser graves. La inflación no solo desequilibra a las empresas, sino que
también distorsiona todo tipo de organizaciones por sus efectos sobre los
costos de la mano de obra, los materiales y otros artículos.
Tecnológicos
Uno de los factores de mayor efecto sobre el
ambiente es la tecnología. La ciencia proporciona el conocimiento y la
tecnología lo usa. El termino tecnología se refiere a la suma total del
conocimiento que se tiene de las formas de hacer las cosas. Algunos beneficios
de la tecnología son: mayor productividad, estándares más altos de vida. Más
tiempo de descanso y una mayor variedad de productos.
El cambio más rápido durante los últimos siglos
probablemente que haya ocurrido en la tecnología. Ahora tenemos oficinas
computarizadas, robot en la fabricación, rayos láser, circuito integrados, micro
puntos, microprocesadores etc…Las compañía que prosperan son aquellas que
obtienen el mayor partido en la tecnología.
Un ejemplo de cómo el ambiente tecnológico afecta a
la administración, lo encontraremos en el diseño de oficinas. Estas se han
vuelto centro de comunicaciones. La administración ahora puede enlazar sus
computadores, teléfonos, procesadores de palabras, fotocopiadoras, máquina de
fax, almacenamiento de archivos y otras actividades de oficinas, en un sistema
integrado. Para la administración de todas las organizaciones esto significa
capacidad para la toma de decisiones más rápida y mejor.
A parte de los beneficio que trae la tecnología,
esta también con lleva problemas, tales como embotellamiento de tránsito, la
contaminación de aire y agua, la escasez de energía y la perdida de privacidad
debido a la aplicación de la tecnología de computación. Se requiere de un
enfoque equilibrado que la aproveche y al mismo tiempo disminuya algunos de sus
efectos colaterales indeseable.
Sociales
En cualquier clasificación de los elementos
ambientales que influya sobre un administrador, es en extremo difícil separar los
medios sociales, políticos y éticos. El ambiente social se compone de
actitudes, deseos, expectativas, grados de inteligencia y educación, creencia y
costumbre de las personas de un grupo o sociedad determinada. Estos elementos
ambientales son difíciles de estudio y comprensión, para pronosticarlo y que el
administrador puede anticiparse y prepararse para los cambio.
Es decir que la administración debe adaptar sus prácticas
a las expectativas cambiantes de la sociedad en la que opera. Conforme cambian
los valores, costumbre y gustos, así también debe cambiar la administración.
Esto se aplica tanto a sus productos y ofrecimiento de servicios como a sus
políticas internas. Un ejemplo recientes de condiciones sociales que han tenido
un impacto significativo en la administración de determinadas organizaciones
incluyen las expectativas cambiantes de carreras de las mujeres y el
envejecimiento de la fuerza laborar.
La inflación, el movimiento femenino, y el
incremento en la tasa de divorcio han contribuido al aumento dramático de las
tasas de participación laboral femenina. Hoy en día, más de la mitad de todas
las mujeres adultas están empleadas con propósito lucrativo fuera del hogar.
Los bancos, fabricantes de automóviles y los de ropas femeninas encuentran que
su mercado está cambiando conforme varían las expectativas de carreras de las
mujeres, ellas quieren mayor crédito, carros que se adapten a su nuevo estilo
de vida y ropas para negocios.
La administración también ha tenido que ajustar sus
políticas organizacionales internas debido al incremento en el número de
mujeres que trabajan. Aquellas organizaciones que no ofrecen guarderías para el
cuidado de niños, por ejemplo, pueden perder en sus esfuerzos para contratar a
empleadas competentes.
Políticos
Las condiciones políticas incluyen la estabilidad
general de los países en que opera una organización y las actitudes específicas
que los funcionarios gubernamentales electos tienen hacia el rol de los
negocios en la sociedad. El ambiente político, las actitudes y las acciones de
los legisladores y líderes políticos y gubernamentales cambian con el flujo y
reflujo de las demandas y creencias sociales. El gobierno afecta prácticamente
a todas las empresas y todos los aspectos de la vida. Con relación a los
negocios, desempeña dos papeles principales: los fomenta y los limita. Por
ejemplo, hace lo primero cuando estimula la expansión y el desarrollo
económico, proporciona ayuda mediante la administración para pequeños negocios,
subsidia determinadas industrias, ofrece ventajas fiscales, respalda la
investigación y el desarrollo e incluso protege algunas empresas mediante
aranceles especiales. Por último, el gobierno también es el mayor cliente, al
comprar bienes y servicios.
Todo gerente está rodeado por una maraña de leyes,
reglamentos y jurisprudencia, no solo a nivel nacional sino también estatal y
municipal. Algunas se elaboran para proteger a los trabajadores, a los consumidores
y a comunidades. Muchas tienen el fin de regular los comportamientos de los
administradores y de sus subordinados en los negocios y en otras empresas.
Numerosas leyes y normas son necesarias, aunque muchas se vuelven obsoletas.
Pero representan un ambiente complejo para todos los administradores, porque se
espera que conozcan las restricciones y requisitos legales aplicables a sus
acciones. Por lo tanto, es comprensible que los administradores de toda clase
organizaciones, en especial en los negocios y en el gobierno, tengan cerca de
ellos un experto legal para tomar decisiones.
Éticos
La ética es la disciplina que se relaciona con lo
bueno y lo malo, con el deber y las obligaciones morales. Muchas decisiones que
toman los administradores exigen que tomen en cuenta quien puede resultar
afectado, por eso presentaremos tres punto de vista o teorías morales sobre la
ética.
Punto de vista utilitarista o teoría utilitaria de
la ética: sugiere que los planes y acciones se evalúan o se tome de decisiones
según sus secuencias. La idea fundamental es que los planes o acciones deben de
producir el mayor bien para el mayor número de personas.
Punto de vista de derecho o teoría basada en el
derecho de la ética: esta posición se preocupa del respecto y la protección de
las libertades y privilegios individuales,
libertad de conciencia, libertad de expresión y a un juicio legal. El
lado positivo de la perspectiva de los derechos es que protege la libertad y pre
vacía del individuo. Pero tiene un lado negativo en las organizaciones: puede
representar un obstáculo para la alta productividad y eficiencia, al crear un
clima de trabajo demasiado legalista.
Punto de vista de la teoría de justicia de la
ética: esto exige que los administradores imponga y hagan cumplir las reglas
con justicia y equidad, así como la imparcialidad guíen a quienes toman las
decisiones.
Institucionalización de la ética
Los administradores tienen la responsabilidad de
crear un ambiente organizacional que fomente la correcta toma de Decisiones
mediante la institucionalización de la ética. Esto significa aplicar e integrar
los conceptos éticos a las acciones diarias. Para ellos se sugieren tres
alternativas:
Establecer una política apropiada para la compañía
o un código de ética.
Utilizar un comité de ética formal.
Enseñar la ética en los programa de desarrollo
gerencial.
La forma más común de institucionalizar la ética es
establecer un código de ética, que es una declaración de políticas, principios
o reglas que guíen el comportamiento. El simple hecho de exponer un código de
ética no es suficiente por lo tanto la creación de un comité de ética se
considera algo esencial para la institucionalización del comportamiento ético.
Las funciones de este tipo de comité pueden incluir:
Sostener reuniones regulares para analizar aspecto
ético.
Hacer frente a las áreas indefinidas.
Comunicar el código a todo el miembro de la
organización.
Verificar posibles violaciones a este.
Recompensar el cumplimiento y castigar las
violaciones.
Revisar y actualizar el código.
Informar de las actividades del comité al consejo
de la administración.
Instrumento de la ética
Los términos básicos del lenguaje de la ética son:
valores, derechos, obligaciones, reglas y relaciones.
Valores: son deseos, relativamente permanentes, que
parecen bueno en si, como la paz o la buena voluntad.
Derechos y obligaciones: el derecho le otorga a la
persona el espacio que necesita para actuar. Es el título que le dan a una
persona para emprender una acción concreta. Los derechos rara vez son
absolutos; la mayoría de las personas admitirían que el alcance de los derechos
individuales llega hasta el punto donde empiezan los derechos de los demás.
Obligación: es el deber de dar pasos concretos, por ejemplo, pagar impuesto y
respetar las leyes en todos los sentidos.
Reglas morales: nos sirven de guía para situaciones
en las que chocan intereses contrapuestos. Las reglas morales son lineamientos
que pueden resolver desacuerdos, también son reglas de conductas y muchas veces
se asimilan como valores.
Relaciones humanas: las relaciones existen porque
nos necesitamos uno del otro para recibir apoyo y alcanzar nuestras metas. Las
relaciones representan un aspecto generalizado de la vida de orden moral.
Constantemente estamos diciendo como conservarla y alimentarla, estas
decisiones reflejan nuestro valor y nuestro interés por la vida. Así como
decimos que la administración trata de relaciones estamos afirmando que cuenta
con un importante componente de la ética.
