domingo, 31 de agosto de 2014

Planeación Estratégica

Un plan es cualquier método detallado, formulado de antemano, para hacer algo. La planeación es una parte integral de la labor administrativa, es el proceso de decidir de antemano que se hará y cómo se hará! antes de que se inicie la acción, ofrece un marco de referencia para la toma de decisiones integrada a lo largo de la organización Incluye el desarrollo de estrategias y el desarrollo de los medios para aplicarlas.
La planeación tiene implicación futura, está relacionada estrechamente con la fama de decisiones, es algo que hacemos antes de tomar una decisión.
Es importante para un adecuado planeamiento, ubicar la importancia de los actores sociales y saber que ellos persiguen distintos objetivos a los nuestros, lo cual ayudará a conocer la realidad no solo como "la vemos", sino a ubicarnos en la autoreferencia del otro e intentar comprender su explicación y "percepción" distinta "a la nuestra". De esta manera, conociendo a los actores sociales, se podrá mover la acción que obstaculiza "nuestro plan". La realidad del otro es parte de la realidad que debo explicar y conocer, es parte de la situación planteada..
La necesidad de estudiar y aplicar la noción de estrategia en la administración paso a ser sentida, en el momento en que se acentuaba la velocidad de los cambios sociales, económicos y políticos que sucedían en el mundo y que afectaban las organizaciones, alterando la posibilidad del alcance de los objetivos y los resultados deseables, de ahí la necesidad de desarrollar alternativas y acciones potenciales que posibiliten el redireccionamiento constante de los objetivos y de los caminos de la organización.
Estrategia es el conjunto de decisiones fijadas en un determinado contexto o plano, que proceden del proceso organizacional y que integra misión, objetivos y secuencia de acciones administrativas en un todo independiente
Dentro del planteamiento de la Estrategia, se describe como se lograrán los objetivos generales de manera eficaz y correcta, es decir que acciones de intervención ayudarán a la organización a cumplir con su Misión y organizando para cada estrategia planes y presupuestos, tan detallados como sea necesario.
Debido a que las consecuencias de cualquier decisión tienen un efecto drástico y amplió, la administración a través de su función de planeación, debe buscar el mejor curso de acción posible V de cualquier forma estar preparada para cambiar, si la experiencia y /a información nueva que se presenten sugieren que es necesario el cambio en las acciones ya antes establecidas
Las estrategias planteadas para lograr un objetivo (o los objetivos), deberán complementarse unas a otras.
El planteamiento de la Estrategia, viene a ser la respuesta a: Cómo los vamos a lograr?
Mario Rovere plantea la estructuración de las Estrategias por niveles:
Nivel I: En este nivel, la Estrategia se considera sinónimo de "Cómo lograr los objetivos",
Nivel II: En este nivel se acepta la detección de ciertos obstáculos y de factores facilitadores que deben ser tenidos en cuenta. Se refiere a las circunstancias o hechos que se interponen entre el presente y la situación objetivo.
Nivel III: Cuando los obstáculos y factores facilitadores no son hechos o circunstancias, sino sujetos que piensan y controlan recursos de poder, es decir, que voluntariamente pueden obstaculizar o facilitar el alcance de nuestros objetivos. Se refiere a una confrontación bajo reglas.
Nivel IV: Las estrategias deben enfrentar situaciones en las que las reglas mismas son parte de lo que se disputa.

¿Qué pautas debemos seguir para una mejor selección de estrategias?

a. Enfocar adecuadamente la situación actual, como la apreciamos o percibimos (incluye a todos los miembros del establecimiento), es decir, observar nítidamente todos los actores y condiciones que conforman los escenarios reales y posibles en el ámbito de trabajo de la institución.
b. Identificar acciones que respondan a la misión, visión y valores previamente definidos.
c. Asegurar concentración en lo importante y que lo ya iniciado tenga continuidad.
d. Buscar orientaciones eficientes que promuevan simultáneamente, una economía de los recursos y una disminución de las discrepancias de los diferentes actores.
e. Realizar una observación multitemporal y multidimensional de la situación, así como de las consecuencias que se pueden derivar de las acciones que sobre esa situación vayamos a ejecutar; es decir, debemos pensar a futuro.
f. Tratar de encadenar una estrategia en aplicación con el surgimiento de la siguiente.
g. Evitar los errores derivados de la "seguridad" de la certeza y la definición de predicciones sociales.
h. Enfatizar una disposición crítica y asertiva. Las estrategias no son ni buenas ni malas sólo son adecuadas o inadecuadas frente a una situación concreta.
i. Tratar de construir el futuro deseado, más que pensar en el futuro, es lo sustantivo en el pensamiento estratégico.
j. Procurar la percepción concurrente de los momentos descriptivo, explicativo, normativo, estratégico, operativo y evaluativo, en el marco de los valores que sustentan la visión y la misión, puesto que estos momentos se pueden dar o dan simultáneamente,
El Planeamiento Estratégico, incluye determinar las misiones globales, identificar los resultados claves y fijar objetivos específicos, desarrollando estrategias y los medios o procedimientos para aplicarlas,
La administración de la Institución (Establecimientos de Salud en general u otros), sobre la que queremos desarrollar el Plan Estratégico, deberá traducir la estrategia en tácticas, desarrollar políticas y procedimientos e integrar el proceso de planeación en las funciones.
La planificación debe trabajar considerando la incertidumbre de posibles "variantes" que escapan a nuestra voluntad y poder, Aquí la Planificación Estratégica propone algo muy elemental que viene de las concepciones antiguas de planificación: trabajar con "escenarios de cálculo" (conformado por una determinada articulación de opciones y variantes). Nuestra obligación como gerentes es tener un plan y una estrategia para varios escenarios que se ubiquen dentro de los extremos aparentemente posibles, debemos estar capacitados para identificar la necesidad de cambios, así como nuestra capacidad de adaptación a ellos.
La planificación tradicional centra el problema en el arte de diseñar dentro de lo posible, el mejor plan es el que tiene mejor diseño, el diseño más coherente, pero "el problema de la planificación comienza con el diseño, no termina con el diseño", por eso existe el momento estratégico y el momento técnico - operacional.
Debemos recordar tres ideas claves dentro del Planeamiento Estratégico:
· El planeamiento es el cálculo que precede y preside la acción,
· Es la articulación entre conocimiento y acción.
· Planifica quien gobierna, política o institucionalmente.

La estrategia global de la organización es el resultado de decisiones sobre que hacer (objetivos) y como hacerlo (táctica)
Puntos a tener en cuenta al realizar el Plan Estratégico de los establecimientos:
· Dentro del planeamiento estratégico debemos tener en cuenta, que la mayoría de las organizaciones operan en un medio cambiante, de gran turbulencia en su entorno, y como consecuencia inevitable de operar en un mundo dinámico, nuestros establecimientos deben estar preparados para aceptar los cambios, por lo tanto el gerente al planificar debe en todo momento trabajar, pronosticando el futuro, clima tecnológico, económico, político y social. De esta manera evitaremos que cualquier cambio alrededor de nuestras organizaciones se torne desastroso para el equilibrio y cumplimiento de objetivos. De esta manera, la organización se adaptará de manera óptima a cualquier cambio que se suceda,
· Es importante recordar que la estrategia buscada esta integrada por elementos deliberados (previamente pensados y planteados), y otros que surgen durante la aplicación de la propia estrategia. Por lo tanto para entender el comportamiento de los individuos y de las organizaciones, es importante ir más allá de la intención e inferir la estrategia a partir de la práctica y en la práctica.
· Aún cuando el Plan sea definido claramente, las diferencias en interpretación, grado de compromiso y fuerzas limitantes, median entre la intención y la conducta a seguir con respecto al Plan. Por eso la importancia de que todos los miembros de la Institución conozcan tanto su Visión y Misión, como los objetivos trazados y las estrategias a seguir.
· La planeación ofrece un medio para que los individuos y organizaciones enfrenten los cambios en su medio.
· El ritmo creciente de cambio en los económico, político, tecnológico y otras áreas, destaca la necesidad de una atención continua en la reformulación de estrategias. Tengamos siempre presente, que el entorno cambia permanentemente.
En el nivel estratégico, los planes amplios y a largo plazo son desarrollados para alcanzar misiones globales. Los resultados de todo el proceso de la planeación estratégica son los planes operativos para la realización de las tareas, que se realizan a nivel de áreas determinadas (a nivel operativo) y realizados mediante tácticas detalladas. La planificación directiva no tiene sentido sin la planificación operacional, puesto que cumple con el objetivo de proponer y que hará en cada una de las Unidades Operacionales que presten servicios a la población.
Los recursos (financieros, materiales, humanos, y tecnológicos), son necesarios para realizar los planes y es responsabilidad del administrador integrar los recursos requeridos y vigilar que se usen eficientemente,

Interrelación entre los diferentes tipos de planes:


http://fastonline.org/CD3WD_40/HLTHES/APS/APS07S/GIF/P07.GIF
La estrategia marca los grandes caminos por donde deberán transcurrir las futuras acciones de la organización, posteriormente cada una de estas acciones deberán implementarse a través de las tácticas o de los planes operativos, en los cuales se requiere mayor profundidad de la información necesaria - estudios cuantitativos, estudios motivacionales, costos, tecnología, etc. - a la vez que mayor detalle en la especificación de cada una de las actividades y acciones a realizarse.
Dentro de la Gerencia Estratégica se debe crear además, un clima dentro del cual la gente se sienta motivada y bien, Los primeros elementos tanto en la estructura como en el desempeño, son humanos, la gente y la satisfacción del interés de la gente. Los planes de una organización son hechos por personas y para personas, para sus relaciones futuras con recursos y con otras personas. Es evidente la relación de los valores y actitudes personales y las estrategias de la organización.
Se debe recalcar además, que tan importante como la planeación, es la ejecución o aplicación de la misma. La aplicación requiere la integración de todos los recursos, estructurar las relaciones de trabajo, integrar diversas funciones y controlar actividades a la luz de políticas, planes y procedimientos, ya que las estrategias mejor formuladas del mundo, no son buenas si no se pueden llevar a cabo en forma exitosa.
Las principales consideraciones en la aplicación de los planes, son: Recursos, liderazgo y compromiso por parte de todos los miembros de la institución.
Otro punto importante, es la medición y evaluación de resultados, lo cual es un paso necesario a fin de sopesar el desempeño organizacional y determinar que tan bien ha realizado su labor el administrador, gerente o director del establecimiento. Se deberá controlar que las actividades de la organización se mantengan dentro de las expectativas deseadas tanto por los usuarios internos como por los usuarios externos. Como consecuencia, se evaluará la capacidad y liderazgo del gerente (jefe o director del establecimiento), si todos los miembros de la institución siguen el mismo norte,
Entonces, la actividad gerencial óptima, no debe diluirse tan solo en acciones con efectos a corto plazo, sino que debe mantenerse la convicción, de que solo mediante una Planificación a largo plazo, se tendrá claro el panorama de hacia donde se dirige la Institución, para lo cual se plantea la construcción de la Misión y la Visión de la Institución.
....Y lo importante para formular la Visión y la Misión Institucionales es conocernos....
Para conocernos responderemos a las siguiente pregunta:
1. Quienes somos?, esta respuesta será la base para plantear la nuestra Visión y Misión.
Ejemplo:
Instituto de Salud: Institución pública de IV nivel, que brinda atención especializada.
Supermercado: Empresa privada líder en autoservicios.
Reiterándolo nuevamente, todos los miembros de una organización deben conocer hacia dónde va la Institución y hacia donde está encaminado su trabajo, para lo cual se deberán plantear la Visión, la Misión y los Objetivos institucionales.

Visión

La Visión es la capacidad de ver más allá, en tiempo y espacio, y por encima de los demás, significa visualizar, ver con los ojos de la imaginación, en términos del resultado final que se pretende alcanzar.
Visión:
Es el sueño alcanzable a largo plazo, el futuro aspirado. Se debe incorporar tanto la Visión del usuario externo, como la del Interno. Debe ser alcanzable y real.
VISION = Deber Ser
Es soñar como será nuestra organización: Establecimiento, Posta, Centro. Este sueño debe ser realizable, no una fantasía que no podamos hacer realidad,

Una Visión Estratégica, permite cumplir dos funciones vitales:
· Establecer el Marco de Referencia para definir y formalizar la Misión, misma que establece el Criterio Rector de la Planificación Estratégica.
· Inspirar, motivar, integrar o mover a la gente para que actúe y haga cumplir la razón de ser (Misión) de la Institución.
En la Visión Estratégica existe conocimiento del ambiente externo, capacidad adaptativa, flexibilidad estructural y habilidad en convivir con ambigüedades y cambios rápidos.
Sin Visión Estratégica se hace difícil establecer un sentido de dirección futura y de definir objetivos adecuados a las circunstancias.
Ejemplo de Visiones:
Fundación Ecológica: Construir un espíritu Comunitario mediante la solución de problemas ambientales.
Institución enseñanza: Búsqueda permanente del conocimiento y la excelencia de su que hacer.
Instituto de Salud: Dar una óptima calidad de atención, manteniendo la primacía y liderazgo en la atención especializada a nivel Nacional e Internacional.
MINSA: Un Sector Salud con equidad, eficiencia y calidad.
Servicio de Emergencia; Unidad de Emergencia moderna, con equipamiento y tecnología de punta, atendiendo al paciente con eficiencia, eficacia y acierto diagnóstico.

 

Misión

Es la expresión conceptual de lo que es y hace una organización, destacando su identidad institucional como un todo que provee de servicios o productos a un definido grupo de clientes o usuarios, resaltando la relación establecida entre ambos, de Insumos / Producto - Cliente. Viene a ser la declaración, que trata de distinguir a una Institución de las demás, por eso mismo también llega a contener la descripción de los servicios / productos, el cliente al que se dirige, la filosofía empresarial y aún la tecnología básica utilizada o que domina,
Misión:
Es el propósito, la razón de ser, justifica la existencia de la Institución a los ojos de los usuarios,
Representa cualidades y prioridades que  se debe considerar para satisfacer sus necesidades.
Son los objetivos a largo plazo de la Institución, es el Norte que deben seguir todos sus miembros,
Nos da las pautas que debe seguir la Institución.
Es  Atemporal es decir, va más allá del tiempo y de los intereses individuales que se susciten en un determinado momento,
MISION = RAZON DE SER
Por Qué es importante la Misión:
· Clarifica lo que la Institución quiere ser, a quien y como servir.
· Suministra a los gerentes una unidad de dirección que trasciende necesidades individuales, locales y transitorias, va más allá de los gobiernos.
· Fomenta síntomas de expectativas compartidas en todos los niveles y generaciones de empleados.
· Consolida valores más allá del tiempo y de los grupos de interés.
· Afirma el compromiso de la organización con las demandas de las personas vinculadas a ella.
Requisitos mínimos para formular una Misión:
* Definir lo que es y hace la empresa y lo que aspira a ser y hacer.
* Definir el producto en términos del valor o beneficio que proporciona al cliente.
* Precisar y destacar el concepto de servicio hacia el cliente.
* Incluir los principales rasgos distintivos de la empresa,
* Formular el enunciado desde la perspectiva de su receptor primario - el personal que labora en la Institución - para que cumpla con su propósito comunicativo.
* Conocer a nuestros Clientes (usuarios o pacientes), a quienes brindamos nuestros servicios o productos finales, según sea el área de trabajo.
Existen 2 tipos de clientes:
a) Externos: personas o instituciones que reciben algún servicio por parte de la Institución (pacientes, familiares, comunidad, docentes, proveedores, personal de salud en formación, Instituciones)
b) Internos: el personal que labora en la Institución o ex. servidores, quienes solicitan nuestros servicios, y a los cuales somos responsables de brindárselos.
Ejemplos de Misión:
Laboratorio Farmacéutico: Producir medicamentos a bajo costo y ser líder en la industria con respecto a la calidad,
ISN: Servir a los Niños y Adolescentes, promoviendo el desarrollo de la pediatría en su beneficio,
Hospital: Brindar atención de calidad, oportuna, permanente y libre de riesgo con criterio de prioridad a los grupos vulnerables, con buen trato, eficiencia, personal con capacitación, y medicamentos indispensables.
Servicio de Emergencia: Garantizar de forma inmediata la atención y la salud del paciente crítico.

Actividad

Elaborar la Misión de su Establecimiento o Institución, para lo cuál se responderán las siguientes preguntas:
a. Cuál es el Negocio o el rubro en el que trabaja nuestro Establecimiento?
b. Para qué existe nuestra Organización o Establecimiento?
c. Cuáles son los productos?
d. Cuál es su mercado?
e. Quienes son nuestros Clientes: Externos e Internos.
f. Cuál es la prioridad de nuestro Establecimiento?

Objetivos

Los Objetivos son los resultados específicos a largo plazo, que una empresa aspira a lograr mediante su Misión Básica, son cuantificables y se deben alcanzar en un límite de tiempo. Los directivos se basan en ellos para tomar decisiones, puesto que señalan las actividades relevantes de la empresa, y sirven como indicadores para la utilización de recursos.
Fijar el objetivo es como identificar la estrella polar, se pone el compás en ella y luego se usa como medio de reorientarse cuando uno se extravía.
Los objetivos generales pueden establecerse a nivel del Servicio, Programa, Organización,  Se elegirán aquellos objetivos que más convengan a los intereses de la organización o institución.
Los objetivos generales definen el impacto y los logros que se esperan obtener mediante el Plan. Responden a la pregunta: ¿Qué intentamos lograr?. Pueden incluir beneficios a la población (objetivos de servicios) o cambios o mejoras en los procesos o estructura de la organización para lograr sus objetivos de manera racional.
Los Objetivos de servicio definen en términos generales el impacto que la organización desea alcanzar en determinada población al final del período especificado del plan.

Ejemplo:
IPSS: Alcanzar niveles óptimos de Calidad y Oportunidad en el otorgamiento de las prestaciones de Salud y económicos en toda la Red Asistencial del IPSS.
Planificación Familiar: Disminuir los niveles del segundo embarazo no deseado en adolescentes atendidos por la institución durante los próximos años.

Los objetivos organizacionales definen los cambios internos y mejoras en su estructura o sus procesos de la organización, o de los programas para obtener el impacto deseado,
Ej. De Objetivos Organizacionales:
"Asegurar el uso de información ejecutiva en la planeación y la evaluación del programa mediante mejoras en la capacitación y desarrollo del sistema de información gerencial durante los próximos tres años,"
Al plantear nuestros Objetivos, debemos asegurarnos niveles de factibilidad y viabilidad, no excedernos de recursos disponibles y previsibles, de disponer de apoyo político y social, y capacidad organizativa requerida. Los objetivos no deben forzar a la organización más allá de sus capacidades y posibilidades.

Importancia de los Objetivos:
Identificar los objetivos organizacionales es una función básica del administrador. El sistema de objetivos hace hincapié en las condiciones futuras deseadas que la organización trata de alcanzar.
Beneficios que nos brindan los objetivos:
· Suministran dirección y Energía
· Revelan prioridades
· Son esenciales para las actividades de control, mantención, organización y planificación efectiva.
Utilidad de establecer Objetivos:
· Saber de manera consciente lo que se quiere lograr.
· Cuando lo debe lograr.
· Como lo logrará.
· Cuando sabrá que lo ha logrado.
La misión o propósito normalmente se queda en "un rincón de la mente", como un lineamiento general para las metas operacionales, el objetivo constantemente nos recuerda lo que queremos lograr.
"Parte del talento o del Genio de la persona que establece los objetivos, consiste en la capacidad para distinguir entre lo posible y lo imposible, pero con la actitud de plantear objetivos próximos a esto último"
Una vez que se tiene los objetivos la labor administrativa es planear los medios de alcanzarlos, decidir de antemano que se va hacer y cómo. Implica el desarrollo de una estrategia global, políticas en general, programas específicos y procedimientos,
Ejemplo de grandes objetivos generales:
MINSA:
· Desarrollar un sistema de vigilancia epidemiológica a nivel nacional
· Monitorear y evaluar el desempeño de los Programas de Salud mediante indicadores operacionales y epidemiológicos de eficiencia, efectividad, eficacia e impacto en la situación de salud.

MISION VISION Y OBJETIVOS
Describir ¿Quiénes son?, la Visión, Misión y los Objetivos de su Institución.
¿Quiénes Somos?
VISION
MISION
OBJETIVOS

Diagnostico situacional estratégico


A. Análisis de las fuerzas competitivas

Para realizar una adecuado diagnóstico situacional estratégico y poder plantear nuestras estrategias, procederemos a responder las siguientes preguntas en relación a las fuerzas competitivas.

Actividad

En relación a los Clientes, se responderán las siguientes preguntas:
· Por Qué nos prefieren?
· Por Qué no nos prefieren?
· Qué debemos hacer en cada caso?
· Cómo influyen los clientes internos en la Organización?

En relación a nuestros Competidores:
· Quienes son nuestros competidores actuales?
· Por Qué los consideramos nuestros competidores?
· Quienes son nuestros competidores potenciales?
· Por Qué los consideramos nuestros competidores potenciales?

En relación a nuestros Proveedores?
· Quienes son?
· En qué afecta a nuestra Institución o Establecimiento su capacidad de Negociación?

En relación a los Organismos Reguladores?
· Quienes son los que regulan nuestra actividad?
· Cómo afectan el funcionamiento de nuestra institución?
ANALISIS DE FUERZAS COMPETITIVAS
CLIENTES
COMPETIDORES
PROVEEDORES
ORGANISMOS REGULADORES

B. Análisis FODA

El análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas), consiste en reunir información tanto del entorno como de la propia empresa, siendo su objetivo el encontrar la mejor relación entre las tendencias que se perciben del entorno y el potencial propio de la empresa,
Consiste en:
Análisis Externo: Dentro del cual se analizan Oportunidades y Amenazas
OPORTUNIDADES:
son aquellas circunstancias o situaciones del entorno (fuerzas que surgen desde fuera de las fronteras de una organización, pero que afectan sus decisiones y acciones internas, así como sus actividades y desarrollo), son potencialmente favorables para la institución u organización que queramos estudiar.
Puede consistir en una necesidad del mercado aun no cubierta o una tendencia en el entorno que puede permitir mejorar la posición de la organización, correspondiendo a aspectos del entorno que pueden ser aprovechados ventajosamente.
AMENAZAS:
Son aquellas circunstancias o situaciones del entorno desfavorables para la empresa que pueden afectar negativamente la marcha de la institución, de no tomarse las medidas necesarias en el momento oportuno. Si la gerencia no toma una determinada acción estratégica ante esta tendencia desfavorable, que proviene del entorno, puede llevarla a su estancamiento o incluso su desaparición,
Para realizar el Análisis Externo, el grupo responderá a las siguientes preguntas:
Respecto al Entorno Externo de su Institución:
· Evaluar las Oportunidades, en el plano económico, Social, Cultural, Geográfico, Demográfico, Político y Legal; que afecten a su Institución o Establecimiento.
· ¿Nuestra Organización se encuentra favorecida por su entorno para su desarrollo futuro?
· Evaluar las Amenazas, en el plano económico, Social, Cultural, Geográfico, Demográfico, Político y Legal; que afecten a su Institución o Establecimiento.
· ¿Nuestra Organización se encuentra amenazada por su entorno para su desarrollo futuro?
Análisis Interno: Se analizan las Fortalezas y Debilidades.
FORTALEZAS:
Es un recurso de tipo interno que posee la institución en mejores condiciones que su competencia y que la hacen tener ventaja sobre los demás, y por lo tanto la hace rigurosa en su accionar. La Institución puede emplear estos elementos para lograr sus objetivos y mejorar su posición competitiva en el mercado. Son aquellos aspectos internos en los que somos fuertes y que debemos mantener o mejorar para posicionarnos adecuadamente en el mercado
DEBILIDADES:
Son limitaciones, defectos o inconsistencias en la institución, que constituyen un obstáculo para la consecución de los objetivos y una merma en la calidad de la gestión. Son recursos de tipo interno que poseen las instituciones y que por el solo hecho de poseerlo la hacen vulnerable en su accionar en relación a su competencia. Aspectos internos en los que debemos mejorar para lograr una posición más competitiva.
Cualquier Organización debe tratar de llevar a cabo estrategias que obtengan beneficios de las fortalezas internas, que aprovechen las oportunidades externas, que mitiguen las debilidades internas y eviten o aminores el impacto de las amenazas externas.
Respecto al Entorno Interno de su Institución, evalúe:
Fortalezas: En qué áreas considera que tiene fortalezas, y cómo es esta fortaleza?
Þ Recursos: Económicos y Financieros, Humanos, Equipos.
Þ Tecnología implantada últimamente.
Þ Por qué productos nos buscan nuestros clientes?
Þ Estructura Organizacional.

Debilidades: En qué áreas considera que tiene debilidades y cómo es esta debilidad?
Þ Es clara la Estructura Organizacional de su Institución?
Þ La Estructura Organizacional afecta el logro de sus objetivos?
Þ Son claros los proceso organizacionales?
Þ Posee un adecuado sistema de información?
Þ La Institución maneja un sistema de control de gestión?
DIAGNOSTICO SITUACIONAL ESTRATEGICO
Mencione Ud. Cada una de las Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas encontradas, de acuerdo a las preguntas de la Actividad G.
OPORTUNIDADES
AMENAZAS
ENTORNO EXTERNO
FORTALEZAS
DEBILIDADES
ENTORNO INTERNO
ELABORACION DE LA MATRIZ "FODA"
De acuerdo a lo trabajado en el análisis FODA elabore estrategias relacionando FO, DO, FA, DA,
MATRIZ FODA
FORTALEZAS
DEBILIDADES
OPORTUNIDADES Estrategias (FO). Uso de Fortalezas para aprovechar Oportunidades. Estrategias (DO). Vencer debilidades, aprovechando Oportunidades.
AMENAZAS Estrategias (FA). Usar Fortalezas para evitar Amenazas. Estrategias (DA). Reducir a un mínimo las debilidades y evitar las Amenazas.

C. Factores críticos de éxito:

Son aquellos aspectos que deben ir bien para que el "negocio" sea exitoso, y que si fallan, pueden provocar el fracaso de la actividad institucional. Estos aspectos o factores pueden ser controlados por la Institución, y tiene que sobresalir en ellos para lograr una ventaja competitiva sostenible a largo plazo y un nivel de rentabilidad por sobre los estándares del Sector.
Para identificar los Factores Críticos de Éxito en su Institución, se responderán las siguientes preguntas:
Þ ¿Qué elementos claves son necesarios o han sido necesarios para el éxito de su Organización?
Þ ¿Póngase en el caso de que Ud, es el cliente de su institución. Qué cree Ud. que se necesitó para que esta Institución triunfe?
· Elementos Funcionales y Estructurales.
Þ ¿A qué cree Ud. se debe el éxito de algunas áreas de su Institución?
Þ ¿Cuáles son los aspectos del negocio o trabajo realizado por su Institución, sobre los que desearía tener información en primer término, que contribuirían a un mejor desempeño de su organización?

EVALUACION DE FACTORES CRITICOS DE EXITO
Factores Críticos de Éxito en él: Establecimiento en general.
Impulso otorgado / Tipo
Factores Críticos Éxito por Áreas, Servicios o Programas.
Impulso otorgado / Tipo

D. Identificación de problemas


Los Problemas son aquellos aspectos que dificultan el logro de nuestros objetivos, que entorpecen el desenvolvimiento de las acciones u operaciones de una institución y que al ser identificados, deben ser orientados a situaciones del ámbito general y que no correspondan solamente a un área, servicio, departamento o programa en particular.
Se manifiestan cuando existe una diferencia entre un "debe ser" y el "es", entre un ideal y una situación actual.
Para dar razones del porque existen o se producen problemas, estos se dan por el método del: Por qué?, Por Qué?, Por Qué?
Los problemas deben ser resueltos progresivamente, se debe concentrar esfuerzos en los problemas más importantes y vulnerables.
Cómo es que identificamos problemas ?
* Criterios de selección:
Mediante técnicas documentales (sist. Información, monitoreo o vigilancia), técnicas de observación directa (observar los problemas como lo viven y los perciben los usuarios:
Encuestas, visitas, etc.), técnicas de búsqueda de consenso (problemas importantes tanto para el usuario como para la institución o servicio).
El problema se selecciona mediante técnicas de lluvia de ideas, priorización y valoración por votación.
* Descripción del problema: Indicadores
Cuántas veces ocurre: cuántos casos.
Cuándo ocurre: época, semana, día
Dónde (área) y a quién afecta (individuo, familia, sexo, raza)?
* Análisis del Problema:
Consiste en determinar las causas fundamentales (técnica de lluvia de ideas), se terminan de identificar las causas, cuando se llega a aquellas sobre las que no se tiene control (presupuesto, normas nacionales, sueldos bajos, etc.). Debemos agrupar causas por afinidades (técnica de la Espina de Pescado). Debiéndose seleccionar causas vitales, vulnerables a la intervención y concentrar sobre lo mismo la búsqueda de solución.
* Selección de Estrategias de acción para solucionar problemas:
Consiste en seleccionar soluciones más viables, es decir, que tomen en cuenta las fuerzas que actúan sobre el problema que sean al mismo tiempo factible económicamente y muy eficaces.
La resolución del problema es el objetivo a seguir. Cada factor causal seleccionado como importante y vulnerable corresponde al resultado esperado para poder mejorar el problema. Esto resultados corresponden a los objetivos específicos, si se quiere programar un proyecto o micro proyecto.
Para seleccionar las estrategias más viables hay que realizar un análisis de campos de fuerza:
· Fuerzas de resistencia, las cuales tratan de impedir el cambio.
· Fuerzas conducentes, las cuales favorecen el cambio.
Si las Fuerzas de resistencia son superiores a las Fuerzas conducentes no hay deseo de Cambio, Entonces el arte del análisis estratégico consiste en escoger el mejor camino para lograr los resultados, planteándose diferentes alternativas de solución, Luego se evaluará la viabilidad de cada una, si es económicamente factible o es eficaz para resolver el problema: Costo - Eficacia.
Criterios para evaluar la eficacia en la solución de un problema dentro del planteamiento de la Estrategia:
· Idoneidad: solución adaptada al problema,
· Globalidad: solución toma en cuenta varios problemas o factores causales a la vez.
· Aceptabilidad: la solución es aceptable para los usuarios (externos e internos)
Costos: se estima en general la producción o la población cubierta, gastos operacionales (insumos, movilidad y transporte), costos de personal: Costo total y Costo unitario.
En la selección de estrategias, lo importante es que el gerente se habitúe a tomar en cuenta viabilidad, factibilidad económica, limitaciones existentes, el impacto que pueda tener la estrategia y la utilización del personal.
La formulación de alternativas estratégicas, deben ser viables, aceptables oportunas, direccionales, cuantificadas, cualitativas, entendibles y claras.

 

Identificación de Problemas y sus causas, elaboración de Estrategias:
1. Identificar los Problemas de su Institución o Establecimiento (uso de técnica lluvia de ideas)
2. Priorizar los problemas identificados (uso de técnica de priorización).
3. Determinar las causas fundamentales de 2 o más problemas priorizados (uso de técnica de lluvia de ideas)
4. Agrupar las causas de un determinado problema por afinidades (Técnica Ishikawa)
5. Establezca las estrategias para decidir las soluciones más viables, respondiéndose a las siguientes preguntas:
· ¿La solución planteada se adapta al problema?
· ¿La estrategia o solución planteada puede resolver varios problemas?
· ¿La estrategia a usar es aceptada por todos los usuarios: externos e internos?
· ¿Puede ser llevada a cabo por los miembros del Establecimiento?
Esta actividad se realizará mediante el uso de la técnica de lluvia de ideas, el análisis causa efecto - diagrama de la espina de pescado - y la técnica de priorización de problemas.

ELABORACION DE ESTRATEGIAS BASADOS EN PROBLEMAS Y CAUSAS
De acuerdo a lo trabajado en la Actividad, mencione los principales problemas existentes en su Institución, mencione las principales causas de cada uno de ellos y las Estrategias planteadas.
PROBLEMAS
CAUSAS
ESTRATEGIAS
1.
2.
3.
4,
5,
Una vez señalados los problemas, sus causas y las posibles estrategias a usar, se plantearán los objetivos específicos.

Objetivos específicos

Los objetivos específicos son los resultados y beneficios cuantificables esperados cuando se lleva a cabo una estrategia. Responden a la pregunta: Qué va a lograr cada Estrategia?
Deben cumplir los siguientes requisitos:
· Medibles, que permitan su seguimiento y evaluación.
· Apropiados, a los problemas, objetivos generales y estrategias.
· Temporales, con un período de tiempo específico para alcanzarlos
· Específicos, para evitar diferentes interpretaciones.
· Realistas, es decir, alcanzables, con sentido, desafiantes.
Ejemplo de un Objetivo Específico relacionado con la Estrategia planteada
Estrategia: Incrementar el uso de servicios de planificación familiar en los Centros de salud Urbano - Marginales y rurales.
Objetivo Específico: Prestar Servicios de Planificación familiar y servicios relacionados en 22 Centros Médicos, operando con el 70% de las horas médico dedicados a dicho servicio.
Para cada Objetivo específico se seleccionarán actividades, así mismo un plan de trabajo que detalla las actividades y la división de responsabilidades para las mismas durante el año de trabajo. Respuesta a la pregunta: Qué actividades incluye cada estrategia?
Se fijarán además metas, puesto que ellas son importantes en la ejecución de estrategias (los objetivos son importantes en la formulación de estrategias). Las metas son mucho más específicas que los objetivos en cuanto a tiempo y factibles de ser cuantificadas. Las metas se cambian o modifican con mayor frecuencia que los objetivos para reflejar la realidad cambiante del entorno.
DEFINICION DE OBJETIVOS ESPECIFICOS RELACIONADOS CON ESTRATEGIAS
Especificar por lo menos dos objetivos por cada estrategia planteada
ESTRATEGIAS
OBJETIVOS
1.
2.
3.
4.
5.
Las metas específicas incluyen cantidades de producción, objetivos de costos, cuotas de ventas y fechas límites para la terminación del trabajo.
Para el logro de resultados positivos, se fijarán además las Políticas dentro de la Organización

Políticas


Las políticas son guías de pensamiento, son las reglas del juego. Representan las fronteras o límites dentro de las cuales deberán desenvolverse las acciones a realizarse. Clasifican lo que puede y no puede hacerse.
Son guías para ejecutar la estrategia y las formas por medio de las cuales los objetivos fijados van a lograrse.
Como su propósito es orientar las acciones, deben ser congruentes entre sí, Las políticas pueden tener aplicación en toda la organización, en un área específica o a un departamento específico,
Ej. Políticas:
Empresa (Selección de personal):
"Será política de la empresa que la búsqueda y selección de su personal se ejecute de conformidad a los requisitos y especificaciones de cargo, de tal forma de maximizar el proceso de selección".
Lineamientos de Política del Sector Salud:
"Garantizar el acceso universal a los servicios de salud pública y atención individual, priorizando los sectores más pobres y vulnerables"
"Reestructurar el sector en función de una mayor accesibilidad, competitividad y calidad en la atención de salud"

Los participantes deberán plantear Políticas para la ejecución de estrategias y el logro de los objetivos fijados, para lo cual se responderá a las siguientes preguntas:
· ¿Que guías de pensamiento caracterizan a su institución, para tomar las decisiones adecuadas?
· ¿Cómo podrían estas guías orientar la acción a realizar?

POLITICAS INSTITUCIONALES
Establecer 3 Políticas Institucionales, las mismas que servirán como guía para el cumplimiento de estrategias y el logro de objetivos.
POLITICAS INSTITUCIONALES
1.
2.
3.
Consiste en la Organización de las actividades, los recursos y el tiempo necesario para realizarlos, previa a la ejecución, para evitar imprevistos y preparar el camino a seguir por el equipo, garantizando continuidad en las acciones y evitando futuros problemas.
Esto sirve para:
· Conseguir presupuesto necesario,
· Sirve de base para implementación de las actividades.
· Sirve de base para evaluación continua (monitoreo)
Dentro de la Programación consideraremos:
OBJETIVO GENERAL:
Cuantificación del resultado esperado de la solución de problemas.
OBJETIVOS ESPECIFICOS:
Cuantificación de los resultados esperados de la solución de cada una de las causas vitales.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES:
· ¿Qué se va hacer?
· ¿Para quién están orientadas las actividades (grupo objetivo)?
· ¿Quién va a realizar cada actividad (respuesta)?
· ¿Cuántas veces y cada cuánto tiempo (frecuencia y tiempo - cronograma)?
· ¿Dónde se van a ejecutar las actividades (lugar)?
· ¿Cómo se van a desarrollar?
· ¿Cómo se van a financiar las actividades que vamos a desarrollar?
· ¿Quienes se van a encargar de desarrollar cada una de las actividades programadas?

MATRIZ DE PROGRAMACION
OBJETIVO GENERAL:...........................................................
OBJETIVO ESPECIFICO:........................................................
ESTRATEGIA:.....................................................................
ACTIVIDAD
GRUPO OBJETIVO
UNIDAD MEDIDA
LUGAR EJECUCION
RECURSOS NECESARIOS
FINANCIAM.
CRONOGRAMA
RESPONSABLES
E
F
M
A
M
J
J
A
S
O
N
D

LLUVIA DE IDEAS
Es una técnica para generar ideas sobre todas las causas posibles de un problema.
Se basa en la suposición de que todas las ideas son útiles, lo cual motiva a un pensamiento creativo,
Se realiza la pregunta de Por Qué?:
· En un primer momento se realiza una lluvia de ideas sobre causas evidentes o inmediatas de un problema.
· En un segundo momento, se realiza un análisis de estas causas para determinar las causas fundamentales.
· Este proceso se repite varias veces, y se concluye en el momento de llegar a las causas sobre las cuales no tenemos control (presupuesto, normatividad a nivel nacional, etc.)
Desarrollo de la Técnica:
· Las ideas se escribirán en fichas o sobre el pizarrón, si la idea es larga se anotarán los puntos importantes (causas evidentes o inmediatas)
· Nadie puede interrumpir o criticar las ideas del vecino.
· Si se hacen preguntas, estas se harán con la intención de aclarar una idea.
· Las ideas serán agrupadas por afinidad (causas fundamentales)
· TODOS los miembros del grupo deben participar.
TÉCNICA DE PRIORIZACIÓN DE PROBLEMAS

Una vez que se han identificado los problemas, estos se jerarquizan, colocando un puntaje de acuerdo a prioridad.
Por cada problema, se responde a cada una de las preguntas y se le otorga una escala de acuerdo a la siguiente tabla:

PREGUNTA
ESCALA
RELEVANCIA
1
MAGNITUD
La Mayoría (75 a 100%)
4
¿Qué Cantidad de Servicios o Áreas son afectadas por el problema?
Más de la mitad (hasta 75%)
3
La mitad (40 a 60%)
2
Pocos (hasta 25%)
1
Muy pocos (menos del 5%)
0
2
GRAVEDAD
Muy Alta
4
¿Qué probabilidad tiene ese problema de ocasionar daños importantes (sociales, económicos, técnicos, psicológicos, etc)?
Alta
3
Mediana
2
Baja
1
Ninguna
0
3
TENDENCIA
Altamente creciente
4
Respecto a la cantidad de Servicios o Áreas afectados ¿Qué tendencias se prevén para el próximo año si no hacemos nada?
Levemente creciente
3
Inestable
2
Estable
1
Decreciente
0
POSIBILIDAD DE RESOLVERLO
4
¿Qué posibilidades de solución existen desde el punto de vista técnico - institucional?
Muy alta
4
Alta
3
Media
2
Baja
1
Muy Baja
0
5
¿Qué posibilidades de solución existen desde el punto de vista financiero?
Bajo costo
4
Mediano costo
3
Alto costo
2
Muy alto costo
1
No existen recursos
0
6
¿Qué grado de interés tienen los involucrados en resolver el problema?
Muy Alto
4
Alto
3
Medio
2
Bajo
1
Ninguno
0


Una vez otorgado el puntaje a cada problema, de acuerdo al esquema se sumará el puntaje total, de esta manera observaremos cuales son los principales problemas que afectan a nuestra institución:

PROBLEMAS
1
2
3
4
5
6
TOTAL
1,
2.
3.
4.
5.
6.

DIAGRAMA DE CAUSA EFECTO
Una vez priorizados los problemas, usaremos el diagrama de Ishikawa o de Causa Efecto:
· Se usa para agrupar de manera ordenada las ideas de la gente sobre las causas de un problema.
· Ayuda a determinar las causas primaria y secundarias de un problema
· Asegura que el equipo no pase por alto ninguna causa posible del problema
· Es útil para organizar las ideas generadas en la sesión de lluvia de ideas.


http://fastonline.org/CD3WD_40/HLTHES/APS/APS07S/GIF/P39.GIF



1 comentario:

  1. Felicitaciones estimado amigo muy interesante artículo sobre planeación. espero tu proxima publicación.

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