Un plan es cualquier método detallado, formulado de antemano, para hacer
algo. La planeación es una parte integral de la labor administrativa, es el
proceso de decidir de antemano que se hará y cómo se hará! antes de que se
inicie la acción, ofrece un marco de referencia para la toma de decisiones
integrada a lo largo de la organización Incluye el desarrollo de estrategias y
el desarrollo de los medios para aplicarlas.
La planeación tiene implicación
futura, está relacionada estrechamente con la fama de decisiones, es algo que
hacemos antes de tomar una decisión.
Es importante para un adecuado planeamiento, ubicar la importancia de
los actores sociales y saber que ellos persiguen distintos objetivos a los
nuestros, lo cual ayudará a conocer la realidad no solo como "la
vemos", sino a ubicarnos en la autoreferencia del otro e intentar
comprender su explicación y "percepción" distinta "a la
nuestra". De esta manera, conociendo a los actores sociales, se podrá mover
la acción que obstaculiza "nuestro plan". La realidad del otro es
parte de la realidad que debo explicar y conocer, es parte de la situación
planteada..
La necesidad de estudiar y aplicar la noción de estrategia en la
administración paso a ser sentida, en el momento en que se acentuaba la
velocidad de los cambios sociales, económicos y políticos que sucedían en el
mundo y que afectaban las organizaciones, alterando la posibilidad del alcance
de los objetivos y los resultados deseables, de ahí la necesidad de desarrollar
alternativas y acciones potenciales que posibiliten el redireccionamiento
constante de los objetivos y de los caminos de la organización.
Estrategia es el conjunto de decisiones fijadas en un determinado
contexto o plano, que proceden del proceso organizacional y que integra misión,
objetivos y secuencia de acciones administrativas en un todo independiente
Dentro del planteamiento de la Estrategia, se describe como se lograrán
los objetivos generales de manera eficaz y correcta, es decir que acciones de
intervención ayudarán a la organización a cumplir con su Misión y organizando
para cada estrategia planes y presupuestos, tan detallados como sea necesario.
Debido a que las consecuencias de
cualquier decisión tienen un efecto drástico y amplió, la administración a
través de su función de planeación, debe buscar el mejor curso de acción
posible V de cualquier forma estar preparada para cambiar, si la experiencia y
/a información nueva que se presenten sugieren que es necesario el cambio en
las acciones ya antes establecidas
Las estrategias planteadas para lograr un objetivo (o los objetivos),
deberán complementarse unas a otras.
El planteamiento de la
Estrategia, viene a ser la respuesta a: Cómo los vamos a lograr?
Mario Rovere plantea la estructuración de las Estrategias por niveles:
Nivel I:
En este nivel, la Estrategia se considera sinónimo de "Cómo lograr los
objetivos",
Nivel II: En este nivel se acepta la detección de ciertos obstáculos y
de factores facilitadores que deben ser tenidos en cuenta. Se refiere a las
circunstancias o hechos que se interponen entre el presente y la situación
objetivo.
Nivel III: Cuando los obstáculos y factores facilitadores no son hechos
o circunstancias, sino sujetos que piensan y controlan recursos de poder, es
decir, que voluntariamente pueden obstaculizar o facilitar el alcance de
nuestros objetivos. Se refiere a una confrontación bajo reglas.
Nivel IV: Las estrategias deben enfrentar situaciones en las que las
reglas mismas son parte de lo que se disputa.
¿Qué pautas debemos seguir para una mejor selección de
estrategias?
a. Enfocar
adecuadamente la situación actual, como la apreciamos o percibimos (incluye a
todos los miembros del establecimiento), es decir, observar nítidamente todos
los actores y condiciones que conforman los escenarios reales y posibles en el
ámbito de trabajo de la institución.
b.
Identificar acciones que respondan a la misión, visión y valores previamente
definidos.
c.
Asegurar concentración en lo importante y que lo ya iniciado tenga continuidad.
d. Buscar
orientaciones eficientes que promuevan simultáneamente, una economía de los
recursos y una disminución de las discrepancias de los diferentes actores.
e.
Realizar una observación multitemporal y multidimensional de la situación, así
como de las consecuencias que se pueden derivar de las acciones que sobre esa
situación vayamos a ejecutar; es decir, debemos pensar a futuro.
f. Tratar
de encadenar una estrategia en aplicación con el surgimiento de la siguiente.
g. Evitar
los errores derivados de la "seguridad" de la certeza y la definición
de predicciones sociales.
h.
Enfatizar una disposición crítica y asertiva. Las estrategias no son ni buenas
ni malas sólo son adecuadas o inadecuadas frente a una situación concreta.
i. Tratar
de construir el futuro deseado, más que pensar en el futuro, es lo sustantivo
en el pensamiento estratégico.
j.
Procurar la percepción concurrente de los momentos descriptivo, explicativo,
normativo, estratégico, operativo y evaluativo, en el marco de los valores que
sustentan la visión y la misión, puesto que estos momentos se pueden dar o dan
simultáneamente,
El Planeamiento Estratégico, incluye determinar las misiones globales,
identificar los resultados claves y fijar objetivos específicos, desarrollando
estrategias y los medios o procedimientos para aplicarlas,
La administración de la Institución (Establecimientos de Salud en
general u otros), sobre la que queremos desarrollar el Plan Estratégico, deberá
traducir la estrategia en tácticas, desarrollar políticas y procedimientos e
integrar el proceso de planeación en las funciones.
La planificación debe trabajar considerando la incertidumbre de posibles
"variantes" que escapan a nuestra voluntad y poder, Aquí la
Planificación Estratégica propone algo muy elemental que viene de las
concepciones antiguas de planificación: trabajar con "escenarios de
cálculo" (conformado por una determinada articulación de opciones y
variantes). Nuestra obligación como gerentes es tener un plan y una estrategia
para varios escenarios que se ubiquen dentro de los extremos aparentemente
posibles, debemos estar capacitados para identificar la necesidad de cambios,
así como nuestra capacidad de adaptación a ellos.
La planificación tradicional centra el problema en el arte de diseñar
dentro de lo posible, el mejor plan es el que tiene mejor diseño, el diseño más
coherente, pero "el problema de la planificación comienza con el
diseño, no termina con el diseño", por eso existe el momento
estratégico y el momento técnico - operacional.
Debemos
recordar tres ideas claves dentro del Planeamiento Estratégico:
· El
planeamiento es el cálculo que precede y preside la acción,
· Es la
articulación entre conocimiento y acción.
·
Planifica quien gobierna, política o institucionalmente.
La
estrategia global de la organización es el resultado de decisiones sobre que
hacer (objetivos) y como hacerlo (táctica)
Puntos a
tener en cuenta al realizar el Plan Estratégico de los establecimientos:
· Dentro
del planeamiento estratégico debemos tener en cuenta, que la mayoría de las
organizaciones operan en un medio cambiante, de gran turbulencia en su entorno,
y como consecuencia inevitable de operar en un mundo dinámico, nuestros
establecimientos deben estar preparados para aceptar los cambios, por lo tanto
el gerente al planificar debe en todo momento trabajar, pronosticando el
futuro, clima tecnológico, económico, político y social. De esta manera
evitaremos que cualquier cambio alrededor de nuestras organizaciones se torne
desastroso para el equilibrio y cumplimiento de objetivos. De esta manera, la
organización se adaptará de manera óptima a cualquier cambio que se suceda,
· Es
importante recordar que la estrategia buscada esta integrada por elementos
deliberados (previamente pensados y planteados), y otros que surgen durante la
aplicación de la propia estrategia. Por lo tanto para entender el
comportamiento de los individuos y de las organizaciones, es importante ir más
allá de la intención e inferir la estrategia a partir de la práctica y en la
práctica.
· Aún
cuando el Plan sea definido claramente, las diferencias en interpretación,
grado de compromiso y fuerzas limitantes, median entre la intención y la
conducta a seguir con respecto al Plan. Por eso la importancia de que todos los
miembros de la Institución conozcan tanto su Visión y Misión, como los
objetivos trazados y las estrategias a seguir.
· La
planeación ofrece un medio para que los individuos y organizaciones enfrenten
los cambios en su medio.
· El ritmo
creciente de cambio en los económico, político, tecnológico y otras áreas,
destaca la necesidad de una atención continua en la reformulación de
estrategias. Tengamos siempre presente, que el entorno cambia permanentemente.
En el nivel estratégico, los planes amplios y a largo plazo son desarrollados
para alcanzar misiones globales. Los resultados de todo el proceso de la
planeación estratégica son los planes operativos para la realización de las
tareas, que se realizan a nivel de áreas determinadas (a nivel operativo) y
realizados mediante tácticas detalladas. La planificación directiva no tiene
sentido sin la planificación operacional, puesto que cumple con el objetivo de
proponer y que hará en cada una de las Unidades Operacionales que presten
servicios a la población.
Los recursos (financieros, materiales, humanos, y tecnológicos), son
necesarios para realizar los planes y es responsabilidad del administrador
integrar los recursos requeridos y vigilar que se usen eficientemente,
Interrelación
entre los diferentes tipos de planes:
La estrategia marca los grandes caminos por
donde deberán transcurrir las futuras acciones de la organización,
posteriormente cada una de estas acciones deberán implementarse a través de las
tácticas o de los planes operativos, en los cuales se requiere mayor profundidad
de la información necesaria - estudios cuantitativos, estudios motivacionales,
costos, tecnología, etc. - a la vez que mayor detalle en la especificación de
cada una de las actividades y acciones a realizarse.
Dentro de la Gerencia Estratégica se debe
crear además, un clima dentro del cual la gente se sienta motivada y bien, Los
primeros elementos tanto en la estructura como en el desempeño, son humanos, la
gente y la satisfacción del interés de la gente. Los planes de una organización
son hechos por personas y para personas, para sus relaciones futuras con
recursos y con otras personas. Es evidente la relación de los valores y
actitudes personales y las estrategias de la organización.
Se debe recalcar además, que tan importante
como la planeación, es la ejecución o aplicación de la misma. La aplicación
requiere la integración de todos los recursos, estructurar las relaciones de
trabajo, integrar diversas funciones y controlar actividades a la luz de
políticas, planes y procedimientos, ya que las estrategias mejor formuladas del
mundo, no son buenas si no se pueden llevar a cabo en forma exitosa.
Las principales consideraciones en la
aplicación de los planes, son: Recursos, liderazgo y compromiso por parte de
todos los miembros de la institución.
Otro punto importante, es la medición y
evaluación de resultados, lo cual es un paso necesario a fin de sopesar el
desempeño organizacional y determinar que tan bien ha realizado su labor el
administrador, gerente o director del establecimiento. Se deberá controlar que
las actividades de la organización se mantengan dentro de las expectativas
deseadas tanto por los usuarios internos como por los usuarios externos. Como
consecuencia, se evaluará la capacidad y liderazgo del gerente (jefe o director
del establecimiento), si todos los miembros de la institución siguen el mismo
norte,
Entonces, la actividad gerencial óptima, no
debe diluirse tan solo en acciones con efectos a corto plazo, sino que debe
mantenerse la convicción, de que solo mediante una Planificación a largo plazo,
se tendrá claro el panorama de hacia donde se dirige la Institución, para lo
cual se plantea la construcción de la Misión y la Visión de la Institución.
....Y lo importante para
formular la Visión y la Misión Institucionales es conocernos....
Para conocernos
responderemos a las siguiente pregunta:
1. Quienes somos?,
esta respuesta será la base para plantear la nuestra Visión y Misión.
Ejemplo:
Instituto de Salud:
Institución pública de IV nivel, que brinda atención especializada.
Supermercado:
Empresa privada líder en autoservicios.
|
Visión
La Visión es la capacidad de ver más allá, en
tiempo y espacio, y por encima de los demás, significa visualizar, ver con los
ojos de la imaginación, en términos del resultado final que se pretende
alcanzar.
Visión:
Es el sueño
alcanzable a largo plazo, el futuro aspirado. Se debe incorporar tanto la
Visión del usuario externo, como la del Interno. Debe ser alcanzable y real.
VISION = Deber Ser
|
Es
soñar como será nuestra organización: Establecimiento, Posta, Centro. Este
sueño debe ser realizable, no una fantasía que no podamos hacer realidad,
Una Visión
Estratégica, permite cumplir dos funciones vitales:
·
Establecer el Marco de Referencia para definir y formalizar la Misión, misma
que establece el Criterio Rector de la Planificación Estratégica.
·
Inspirar, motivar, integrar o mover a la gente para que actúe y haga cumplir la
razón de ser (Misión) de la Institución.
En la
Visión Estratégica existe conocimiento del ambiente externo, capacidad
adaptativa, flexibilidad estructural y habilidad en convivir con ambigüedades y
cambios rápidos.
Sin Visión
Estratégica se hace difícil establecer un sentido de dirección futura y de
definir objetivos adecuados a las circunstancias.
Ejemplo de
Visiones:
Fundación
Ecológica: Construir un espíritu Comunitario mediante la solución de problemas
ambientales.
Institución
enseñanza: Búsqueda permanente del conocimiento y la excelencia de su que
hacer.
Instituto
de Salud: Dar una óptima calidad de atención, manteniendo la primacía y
liderazgo en la atención especializada a nivel Nacional e Internacional.
MINSA: Un
Sector Salud con equidad, eficiencia y calidad.
Servicio
de Emergencia; Unidad de Emergencia moderna, con equipamiento y tecnología de
punta, atendiendo al paciente con eficiencia, eficacia y acierto diagnóstico.
Misión
Es la
expresión conceptual de lo que es y hace una organización, destacando su
identidad institucional como un todo que provee de servicios o productos a un
definido grupo de clientes o usuarios, resaltando la relación establecida entre
ambos, de Insumos / Producto - Cliente. Viene a ser la declaración, que trata
de distinguir a una Institución de las demás, por eso mismo también llega a
contener la descripción de los servicios / productos, el cliente al que se
dirige, la filosofía empresarial y aún la tecnología básica utilizada o que
domina,
Misión:
Es el
propósito, la razón de ser, justifica la existencia de la Institución a los
ojos de los usuarios,
Representa cualidades y prioridades
que se debe considerar para satisfacer
sus necesidades.
Son los objetivos a largo plazo de la
Institución, es el Norte que deben seguir todos sus miembros,
Nos da las pautas que debe seguir la
Institución.
Es Atemporal es decir, va más allá del tiempo y
de los intereses individuales que se susciten en un determinado momento,
MISION = RAZON DE
SER
|
Por Qué es importante la Misión:
· Clarifica lo que la
Institución quiere ser, a quien y como servir.
· Suministra a los
gerentes una unidad de dirección que trasciende necesidades individuales,
locales y transitorias, va más allá de los gobiernos.
· Fomenta síntomas de
expectativas compartidas en todos los niveles y generaciones de empleados.
· Consolida valores
más allá del tiempo y de los grupos de interés.
· Afirma el compromiso
de la organización con las demandas de las personas vinculadas a ella.
Requisitos
mínimos para formular una Misión:
* Definir lo
que es y hace la empresa y lo que aspira a ser y hacer.
* Definir el producto en términos del
valor o beneficio que proporciona al cliente.
* Precisar y destacar el concepto de
servicio hacia el cliente.
* Incluir los principales rasgos
distintivos de la empresa,
* Formular el enunciado desde la
perspectiva de su receptor primario - el personal que labora en la Institución
- para que cumpla con su propósito comunicativo.
* Conocer a nuestros Clientes
(usuarios o pacientes), a quienes brindamos nuestros servicios o productos
finales, según sea el área de trabajo.
Existen
2 tipos de clientes:
a) Externos:
personas o instituciones que reciben algún servicio por parte de la Institución
(pacientes, familiares, comunidad, docentes, proveedores, personal de salud en
formación, Instituciones)
b) Internos: el personal que labora en
la Institución o ex. servidores, quienes solicitan nuestros servicios, y a los
cuales somos responsables de brindárselos.
Ejemplos de Misión:
Laboratorio Farmacéutico:
Producir medicamentos a bajo costo y ser líder en la industria con respecto a
la calidad,
ISN: Servir a los Niños y
Adolescentes, promoviendo el desarrollo de la pediatría en su beneficio,
Hospital: Brindar atención de calidad,
oportuna, permanente y libre de riesgo con criterio de prioridad a los grupos
vulnerables, con buen trato, eficiencia, personal con capacitación, y
medicamentos indispensables.
Servicio de Emergencia: Garantizar de
forma inmediata la atención y la salud del paciente crítico.
Actividad
Elaborar la Misión
de su Establecimiento o Institución, para lo cuál se responderán las
siguientes preguntas:
a. Cuál es el
Negocio o el rubro en el que trabaja nuestro Establecimiento?
b. Para qué existe
nuestra Organización o Establecimiento?
c. Cuáles son los
productos?
d. Cuál es su
mercado?
e. Quienes son
nuestros Clientes: Externos e Internos.
f. Cuál es la
prioridad de nuestro Establecimiento?
|
Objetivos
Los
Objetivos son los resultados específicos a largo plazo, que una empresa aspira
a lograr mediante su Misión Básica, son cuantificables y se deben alcanzar en
un límite de tiempo. Los directivos se basan en ellos para tomar decisiones,
puesto que señalan las actividades relevantes de la empresa, y sirven como
indicadores para la utilización de recursos.
Fijar
el objetivo es como identificar la estrella polar, se pone el compás en ella y
luego se usa como medio de reorientarse cuando uno se extravía.
Los
objetivos generales pueden establecerse a nivel del Servicio, Programa,
Organización, Se elegirán aquellos
objetivos que más convengan a los intereses de la organización o institución.
Los
objetivos generales definen el impacto y los logros que se esperan obtener
mediante el Plan. Responden a la pregunta: ¿Qué intentamos lograr?. Pueden
incluir beneficios a la población (objetivos de servicios) o cambios o mejoras
en los procesos o estructura de la organización para lograr sus objetivos de
manera racional.
Los
Objetivos de servicio definen en términos generales el impacto que la
organización desea alcanzar en determinada población al final del período
especificado del plan.
Ejemplo:
IPSS:
Alcanzar niveles óptimos de Calidad y Oportunidad en el otorgamiento de las
prestaciones de Salud y económicos en toda la Red Asistencial del IPSS.
Planificación Familiar: Disminuir los
niveles del segundo embarazo no deseado en adolescentes atendidos por la
institución durante los próximos años.
Los objetivos organizacionales definen
los cambios internos y mejoras en su estructura o sus procesos de la
organización, o de los programas para obtener el impacto deseado,
Ej. De Objetivos Organizacionales:
"Asegurar
el uso de información ejecutiva en la planeación y la evaluación del programa
mediante mejoras en la capacitación y desarrollo del sistema de información
gerencial durante los próximos tres años,"
Al plantear nuestros Objetivos,
debemos asegurarnos niveles de factibilidad y viabilidad, no excedernos de
recursos disponibles y previsibles, de disponer de apoyo político y social, y capacidad
organizativa requerida. Los objetivos no deben forzar a la organización más
allá de sus capacidades y posibilidades.
Importancia
de los Objetivos:
Identificar
los objetivos organizacionales es una función básica del administrador. El
sistema de objetivos hace hincapié en las condiciones futuras deseadas que la
organización trata de alcanzar.
Beneficios que nos brindan los
objetivos:
· Suministran dirección y
Energía
· Revelan prioridades
· Son esenciales para las actividades de control, mantención, organización y planificación efectiva.
· Revelan prioridades
· Son esenciales para las actividades de control, mantención, organización y planificación efectiva.
Utilidad de establecer Objetivos:
· Saber de manera consciente
lo que se quiere lograr.
· Cuando lo debe lograr.
· Como lo logrará.
· Cuando sabrá que lo ha logrado.
· Cuando lo debe lograr.
· Como lo logrará.
· Cuando sabrá que lo ha logrado.
La misión o propósito normalmente se queda en
"un rincón de la mente", como un lineamiento general para las metas
operacionales, el objetivo constantemente nos recuerda lo que queremos lograr.
"Parte
del talento o del Genio de la persona que establece los objetivos, consiste en
la capacidad para distinguir entre lo posible y lo imposible, pero con la
actitud de plantear objetivos próximos a esto último"
Una vez que se tiene los objetivos la labor
administrativa es planear los medios de alcanzarlos, decidir de antemano que se
va hacer y cómo. Implica el desarrollo de una estrategia global, políticas en
general, programas específicos y procedimientos,
Ejemplo
de grandes objetivos generales:
MINSA:
· Desarrollar un sistema de
vigilancia epidemiológica a nivel nacional
·
Monitorear y evaluar el desempeño de los Programas de Salud mediante
indicadores operacionales y epidemiológicos de eficiencia, efectividad,
eficacia e impacto en la situación de salud.
MISION VISION Y
OBJETIVOS
Describir ¿Quiénes son?, la Visión,
Misión y los Objetivos de su Institución.
¿Quiénes
Somos? |
VISION |
MISION |
OBJETIVOS |
Diagnostico
situacional estratégico
A. Análisis de las fuerzas competitivas
Para realizar
una adecuado diagnóstico situacional estratégico y poder plantear nuestras
estrategias, procederemos a responder las siguientes preguntas en relación a
las fuerzas competitivas.
Actividad
En
relación a los Clientes, se responderán las siguientes preguntas: · Por Qué nos prefieren? · Por Qué no nos prefieren? · Qué debemos hacer en cada caso? · Cómo influyen los clientes internos en la Organización? |
En
relación a nuestros Competidores: · Quienes son nuestros competidores actuales? · Por Qué los consideramos nuestros competidores? · Quienes son nuestros competidores potenciales? · Por Qué los consideramos nuestros competidores potenciales? |
En
relación a nuestros Proveedores? · Quienes son? · En qué afecta a nuestra Institución o Establecimiento su capacidad de Negociación? |
En
relación a los Organismos Reguladores? · Quienes son los que regulan nuestra actividad? · Cómo afectan el funcionamiento de nuestra institución? |
ANALISIS DE FUERZAS
COMPETITIVAS
CLIENTES |
COMPETIDORES |
PROVEEDORES |
ORGANISMOS
REGULADORES |
B. Análisis FODA
El
análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas), consiste en
reunir información tanto del entorno como de la propia empresa, siendo su
objetivo el encontrar la mejor relación entre las tendencias que se perciben
del entorno y el potencial propio de la empresa,
Consiste en:
Análisis Externo: Dentro del cual se
analizan Oportunidades y Amenazas
OPORTUNIDADES:
son
aquellas circunstancias o situaciones del entorno (fuerzas que surgen desde
fuera de las fronteras de una organización, pero que afectan sus decisiones y
acciones internas, así como sus actividades y desarrollo), son potencialmente
favorables para la institución u organización que queramos estudiar.
Puede
consistir en una necesidad del mercado aun no cubierta o una tendencia en el
entorno que puede permitir mejorar la posición de la organización,
correspondiendo a aspectos del entorno que pueden ser aprovechados
ventajosamente.
AMENAZAS:
Son aquellas
circunstancias o situaciones del entorno desfavorables para la empresa que
pueden afectar negativamente la marcha de la institución, de no tomarse las
medidas necesarias en el momento oportuno. Si la gerencia no toma una
determinada acción estratégica ante esta tendencia desfavorable, que proviene
del entorno, puede llevarla a su estancamiento o incluso su desaparición,
Para
realizar el Análisis Externo, el grupo responderá a las siguientes preguntas: Respecto
al Entorno Externo de su Institución: · Evaluar las Oportunidades, en el plano económico, Social, Cultural, Geográfico, Demográfico, Político y Legal; que afecten a su Institución o Establecimiento. · ¿Nuestra Organización se encuentra favorecida por su entorno para su desarrollo futuro? · Evaluar las Amenazas, en el plano económico, Social, Cultural, Geográfico, Demográfico, Político y Legal; que afecten a su Institución o Establecimiento. · ¿Nuestra Organización se encuentra amenazada por su entorno para su desarrollo futuro? |
Análisis Interno: Se analizan las
Fortalezas y Debilidades.
FORTALEZAS:
Es
un recurso de tipo interno que posee la institución en mejores condiciones que
su competencia y que la hacen tener ventaja sobre los demás, y por lo tanto la
hace rigurosa en su accionar. La Institución puede emplear estos elementos para
lograr sus objetivos y mejorar su posición competitiva en el mercado. Son
aquellos aspectos internos en los que somos fuertes y que debemos mantener o
mejorar para posicionarnos adecuadamente en el mercado
DEBILIDADES:
Son
limitaciones, defectos o inconsistencias en la institución, que constituyen un
obstáculo para la consecución de los objetivos y una merma en la calidad de la
gestión. Son recursos de tipo interno que poseen las instituciones y que por el
solo hecho de poseerlo la hacen vulnerable en su accionar en relación a su
competencia. Aspectos internos en los que debemos mejorar para lograr una
posición más competitiva.
Cualquier
Organización debe tratar de llevar a cabo estrategias que obtengan beneficios
de las fortalezas internas, que aprovechen las oportunidades externas, que
mitiguen las debilidades internas y eviten o aminores el impacto de las
amenazas externas.
Respecto
al Entorno Interno de su Institución, evalúe:
Fortalezas: En qué
áreas considera que tiene fortalezas, y cómo es esta fortaleza?
|
Þ
Recursos: Económicos y Financieros, Humanos, Equipos. Þ Tecnología implantada últimamente. Þ Por qué productos nos buscan nuestros clientes? Þ Estructura Organizacional. |
Debilidades: En qué
áreas considera que tiene debilidades y cómo es esta debilidad?
|
Þ
Es clara la Estructura Organizacional de su Institución? Þ La Estructura Organizacional afecta el logro de sus objetivos? Þ Son claros los proceso organizacionales? Þ Posee un adecuado sistema de información? Þ La Institución maneja un sistema de control de gestión? |
DIAGNOSTICO
SITUACIONAL ESTRATEGICO
Mencione
Ud. Cada una de las Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas
encontradas, de acuerdo a las preguntas de la Actividad G.
OPORTUNIDADES
|
AMENAZAS
|
|
ENTORNO
EXTERNO |
||
FORTALEZAS
|
DEBILIDADES
|
|
ENTORNO
INTERNO |
ELABORACION DE LA
MATRIZ "FODA"
De acuerdo a lo trabajado en el
análisis FODA elabore estrategias relacionando FO, DO, FA, DA,
MATRIZ FODA
|
FORTALEZAS
|
DEBILIDADES
|
OPORTUNIDADES |
Estrategias
(FO). Uso de Fortalezas para aprovechar Oportunidades. |
Estrategias
(DO). Vencer debilidades, aprovechando Oportunidades. |
AMENAZAS |
Estrategias
(FA). Usar Fortalezas para evitar Amenazas. |
Estrategias
(DA). Reducir a un mínimo las debilidades y evitar las Amenazas. |
C. Factores críticos de éxito:
Son
aquellos aspectos que deben ir bien para que el "negocio" sea
exitoso, y que si fallan, pueden provocar el fracaso de la actividad
institucional. Estos aspectos o factores pueden ser controlados por la
Institución, y tiene que sobresalir en ellos para lograr una ventaja
competitiva sostenible a largo plazo y un nivel de rentabilidad por sobre los
estándares del Sector.
Para
identificar los Factores Críticos de Éxito en su Institución, se responderán
las siguientes preguntas: |
Þ
¿Qué elementos claves son necesarios o han sido necesarios para el éxito de
su Organización? Þ ¿Póngase en el caso de que Ud, es el cliente de su institución. Qué cree Ud. que se necesitó para que esta Institución triunfe? · Elementos Funcionales y Estructurales. Þ ¿A qué cree Ud. se debe el éxito de algunas áreas de su Institución? Þ ¿Cuáles son los aspectos del negocio o trabajo realizado por su Institución, sobre los que desearía tener información en primer término, que contribuirían a un mejor desempeño de su organización? |
Factores Críticos
de Éxito en él: Establecimiento en
general.
|
Impulso otorgado /
Tipo
|
Factores Críticos
Éxito por Áreas, Servicios o Programas.
|
Impulso otorgado /
Tipo
|
D. Identificación de problemas
Los
Problemas son aquellos aspectos que dificultan el logro de nuestros objetivos,
que entorpecen el desenvolvimiento de las acciones u operaciones de una
institución y que al ser identificados, deben ser orientados a situaciones del
ámbito general y que no correspondan solamente a un área, servicio,
departamento o programa en particular.
Se
manifiestan cuando existe una diferencia entre un "debe ser" y el
"es", entre un ideal y una situación actual.
Para
dar razones del porque existen o se producen problemas, estos se dan por el
método del: Por qué?, Por Qué?, Por Qué?
Los
problemas deben ser resueltos progresivamente, se debe concentrar esfuerzos en
los problemas más importantes y vulnerables.
Cómo es que identificamos problemas ?
* Criterios
de selección:
Mediante
técnicas documentales (sist. Información, monitoreo o vigilancia), técnicas de
observación directa (observar los problemas como lo viven y los perciben los
usuarios:
Encuestas,
visitas, etc.), técnicas de búsqueda de consenso (problemas importantes tanto
para el usuario como para la institución o servicio).
El problema se selecciona mediante
técnicas de lluvia de ideas, priorización y valoración por votación.
* Descripción del problema:
Indicadores
Cuántas veces
ocurre: cuántos casos.
Cuándo ocurre: época, semana, día
Dónde (área) y a quién afecta (individuo, familia, sexo, raza)?
Cuándo ocurre: época, semana, día
Dónde (área) y a quién afecta (individuo, familia, sexo, raza)?
* Análisis del Problema:
Consiste
en determinar las causas fundamentales (técnica de lluvia de ideas), se
terminan de identificar las causas, cuando se llega a aquellas sobre las que no
se tiene control (presupuesto, normas nacionales, sueldos bajos, etc.). Debemos
agrupar causas por afinidades (técnica de la Espina de Pescado). Debiéndose
seleccionar causas vitales, vulnerables a la intervención y concentrar sobre lo
mismo la búsqueda de solución.
* Selección de Estrategias de acción
para solucionar problemas:
Consiste
en seleccionar soluciones más viables, es decir, que tomen en cuenta las
fuerzas que actúan sobre el problema que sean al mismo tiempo factible económicamente
y muy eficaces.
La
resolución del problema es el objetivo a seguir. Cada factor causal
seleccionado como importante y vulnerable corresponde al resultado esperado
para poder mejorar el problema. Esto resultados corresponden a los objetivos
específicos, si se quiere programar un proyecto o micro proyecto.
Para seleccionar las estrategias más
viables hay que realizar un análisis de campos de fuerza:
· Fuerzas de resistencia,
las cuales tratan de impedir el cambio.
· Fuerzas conducentes, las cuales favorecen el cambio.
· Fuerzas conducentes, las cuales favorecen el cambio.
Si las
Fuerzas de resistencia son superiores a las Fuerzas conducentes no hay deseo de
Cambio, Entonces el arte del análisis estratégico consiste en escoger el mejor
camino para lograr los resultados, planteándose diferentes alternativas de
solución, Luego se evaluará la viabilidad de cada una, si es económicamente
factible o es eficaz para resolver el problema: Costo - Eficacia.
Criterios para evaluar la eficacia en
la solución de un problema dentro del planteamiento de la Estrategia:
· Idoneidad: solución
adaptada al problema,
· Globalidad: solución toma en cuenta varios problemas o factores causales a la vez.
· Aceptabilidad: la solución es aceptable para los usuarios (externos e internos)
· Globalidad: solución toma en cuenta varios problemas o factores causales a la vez.
· Aceptabilidad: la solución es aceptable para los usuarios (externos e internos)
Costos: se estima en general la
producción o la población cubierta, gastos operacionales (insumos, movilidad y
transporte), costos de personal: Costo total y Costo unitario.
En
la selección de estrategias, lo importante es que el gerente se habitúe a tomar
en cuenta viabilidad, factibilidad económica, limitaciones existentes, el
impacto que pueda tener la estrategia y la utilización del personal.
La
formulación de alternativas estratégicas, deben ser viables, aceptables
oportunas, direccionales, cuantificadas, cualitativas, entendibles y claras.
Identificación de
Problemas y sus causas, elaboración de Estrategias:
1. Identificar los
Problemas de su Institución o Establecimiento (uso de técnica lluvia de
ideas)
2. Priorizar los
problemas identificados (uso de técnica de priorización).
3. Determinar las
causas fundamentales de 2 o más problemas priorizados (uso de técnica de
lluvia de ideas)
4. Agrupar las
causas de un determinado problema por afinidades (Técnica Ishikawa)
5. Establezca las
estrategias para decidir las soluciones más viables, respondiéndose a las
siguientes preguntas:
· ¿La
solución planteada se adapta al problema?
· ¿La estrategia o solución planteada puede resolver varios problemas? · ¿La estrategia a usar es aceptada por todos los usuarios: externos e internos? · ¿Puede ser llevada a cabo por los miembros del Establecimiento?
Esta actividad se
realizará mediante el uso de la técnica de lluvia de ideas, el análisis causa
efecto - diagrama de la espina de pescado - y la técnica de priorización de
problemas.
|
ELABORACION DE ESTRATEGIAS
BASADOS EN PROBLEMAS Y CAUSAS
De acuerdo a lo trabajado en la Actividad,
mencione los principales problemas existentes en su Institución, mencione las
principales causas de cada uno de ellos y las Estrategias planteadas.
PROBLEMAS
|
CAUSAS
|
ESTRATEGIAS
|
1.
|
||
2.
|
||
3.
|
||
4,
|
||
5,
|
Una vez señalados los problemas, sus
causas y las posibles estrategias a usar, se plantearán los objetivos
específicos.
Objetivos
específicos
Los objetivos específicos son los
resultados y beneficios cuantificables esperados cuando se lleva a cabo una
estrategia. Responden a la pregunta: Qué va a lograr cada Estrategia?
Deben cumplir los siguientes
requisitos:
· Medibles, que permitan su
seguimiento y evaluación.
· Apropiados, a los problemas, objetivos generales y estrategias.
· Temporales, con un período de tiempo específico para alcanzarlos
· Específicos, para evitar diferentes interpretaciones.
· Realistas, es decir, alcanzables, con sentido, desafiantes.
· Apropiados, a los problemas, objetivos generales y estrategias.
· Temporales, con un período de tiempo específico para alcanzarlos
· Específicos, para evitar diferentes interpretaciones.
· Realistas, es decir, alcanzables, con sentido, desafiantes.
Ejemplo de un Objetivo Específico
relacionado con la Estrategia planteada
Estrategia: Incrementar el uso de
servicios de planificación familiar en los Centros de salud Urbano - Marginales
y rurales.
Objetivo Específico: Prestar Servicios
de Planificación familiar y servicios relacionados en 22 Centros Médicos,
operando con el 70% de las horas médico dedicados a dicho servicio.
Para cada Objetivo específico se
seleccionarán actividades, así mismo un plan de trabajo que detalla las
actividades y la división de responsabilidades para las mismas durante el año
de trabajo. Respuesta a la pregunta: Qué actividades incluye cada estrategia?
Se fijarán además metas, puesto que
ellas son importantes en la ejecución de estrategias (los objetivos son
importantes en la formulación de estrategias). Las metas son mucho más
específicas que los objetivos en cuanto a tiempo y factibles de ser
cuantificadas. Las metas se cambian o modifican con mayor frecuencia que los
objetivos para reflejar la realidad cambiante del entorno.
DEFINICION DE
OBJETIVOS ESPECIFICOS RELACIONADOS CON ESTRATEGIAS
Especificar por lo menos dos objetivos
por cada estrategia planteada
ESTRATEGIAS
|
OBJETIVOS
|
1.
|
|
2.
|
|
3.
|
|
4.
|
|
5.
|
Las metas específicas incluyen
cantidades de producción, objetivos de costos, cuotas de ventas y fechas
límites para la terminación del trabajo.
Para el logro de resultados positivos,
se fijarán además las Políticas dentro de la Organización
Políticas
Las políticas son guías de
pensamiento, son las reglas del juego. Representan las fronteras o límites
dentro de las cuales deberán desenvolverse las acciones a realizarse.
Clasifican lo que puede y no puede hacerse.
Son guías para ejecutar la estrategia
y las formas por medio de las cuales los objetivos fijados van a lograrse.
Como su propósito es orientar las
acciones, deben ser congruentes entre sí, Las políticas pueden tener aplicación
en toda la organización, en un área específica o a un departamento específico,
Ej. Políticas:
Empresa (Selección de personal):
"Será política de la empresa que
la búsqueda y selección de su personal se ejecute de conformidad a los
requisitos y especificaciones de cargo, de tal forma de maximizar el proceso de
selección".
Lineamientos de Política del Sector
Salud:
"Garantizar el acceso universal a
los servicios de salud pública y atención individual, priorizando los sectores
más pobres y vulnerables"
"Reestructurar el sector en
función de una mayor accesibilidad, competitividad y calidad en la atención de
salud"
Los participantes
deberán plantear Políticas para la ejecución de estrategias y el logro de los
objetivos fijados, para lo cual se responderá a las siguientes preguntas:
· ¿Que
guías de pensamiento caracterizan a su institución, para tomar las decisiones
adecuadas?
· ¿Cómo
podrían estas guías orientar la acción a realizar?
|
POLITICAS
INSTITUCIONALES
Establecer 3 Políticas
Institucionales, las mismas que servirán como guía para el cumplimiento de
estrategias y el logro de objetivos.
POLITICAS
INSTITUCIONALES
|
1.
|
2.
|
3.
|
Consiste
en la Organización de las actividades, los recursos y el tiempo necesario para
realizarlos, previa a la ejecución, para evitar imprevistos y preparar el
camino a seguir por el equipo, garantizando continuidad en las acciones y
evitando futuros problemas.
Esto sirve para:
· Conseguir presupuesto necesario,
· Sirve de base para implementación de las actividades.
· Sirve de base para evaluación continua (monitoreo)
· Sirve de base para implementación de las actividades.
· Sirve de base para evaluación continua (monitoreo)
Dentro de la Programación
consideraremos:
OBJETIVO GENERAL:
Cuantificación del resultado
esperado de la solución de problemas.
OBJETIVOS ESPECIFICOS:
Cuantificación de los resultados
esperados de la solución de cada una de las causas vitales.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES:
· ¿Qué se va hacer?
· ¿Para quién están orientadas las actividades (grupo objetivo)?
· ¿Quién va a realizar cada actividad (respuesta)?
· ¿Cuántas veces y cada cuánto tiempo (frecuencia y tiempo - cronograma)?
· ¿Dónde se van a ejecutar las actividades (lugar)?
· ¿Cómo se van a desarrollar?
· ¿Cómo se van a financiar las actividades que vamos a desarrollar?
· ¿Quienes se van a encargar de desarrollar cada una de las actividades programadas?
· ¿Para quién están orientadas las actividades (grupo objetivo)?
· ¿Quién va a realizar cada actividad (respuesta)?
· ¿Cuántas veces y cada cuánto tiempo (frecuencia y tiempo - cronograma)?
· ¿Dónde se van a ejecutar las actividades (lugar)?
· ¿Cómo se van a desarrollar?
· ¿Cómo se van a financiar las actividades que vamos a desarrollar?
· ¿Quienes se van a encargar de desarrollar cada una de las actividades programadas?
MATRIZ DE PROGRAMACION
OBJETIVO
GENERAL:...........................................................
OBJETIVO
ESPECIFICO:........................................................
ESTRATEGIA:.....................................................................
ACTIVIDAD
|
GRUPO OBJETIVO
|
UNIDAD MEDIDA
|
LUGAR EJECUCION
|
RECURSOS NECESARIOS
|
FINANCIAM.
|
CRONOGRAMA
|
RESPONSABLES
|
|||||||||||
E
|
F
|
M
|
A
|
M
|
J
|
J
|
A
|
S
|
O
|
N
|
D
|
|||||||
LLUVIA DE IDEAS
Es una técnica para generar ideas
sobre todas las causas posibles de un problema.
Se basa
en la suposición de que todas las ideas son útiles, lo cual motiva a un
pensamiento creativo,
Se realiza la pregunta de Por
Qué?:
· En un primer momento se realiza
una lluvia de ideas sobre causas evidentes o inmediatas de un problema.
· En un segundo momento, se
realiza un análisis de estas causas para determinar las causas fundamentales.
· Este proceso se repite varias
veces, y se concluye en el momento de llegar a las causas sobre las cuales no
tenemos control (presupuesto, normatividad a nivel nacional, etc.)
Desarrollo de la Técnica:
· Las ideas se escribirán en
fichas o sobre el pizarrón, si la idea es larga se anotarán los puntos
importantes (causas evidentes o inmediatas)
· Nadie puede interrumpir o
criticar las ideas del vecino.
· Si se hacen preguntas, estas se
harán con la intención de aclarar una idea.
· Las ideas serán agrupadas por
afinidad (causas fundamentales)
· TODOS los miembros del grupo
deben participar.
TÉCNICA DE PRIORIZACIÓN DE
PROBLEMAS
Una vez que se han identificado
los problemas, estos se jerarquizan, colocando un puntaje de acuerdo a
prioridad.
Por cada problema, se responde a
cada una de las preguntas y se le otorga una escala de acuerdo a la siguiente
tabla:
N°
|
PREGUNTA
|
ESCALA
|
|
RELEVANCIA
|
|||
1
|
MAGNITUD
|
La
Mayoría (75 a 100%)
|
4
|
¿Qué
Cantidad de Servicios o Áreas son afectadas por el problema?
|
Más de
la mitad (hasta 75%)
|
3
|
|
La
mitad (40 a 60%)
|
2
|
||
Pocos
(hasta 25%)
|
1
|
||
Muy
pocos (menos del 5%)
|
0
|
||
2
|
GRAVEDAD
|
Muy
Alta
|
4
|
¿Qué
probabilidad tiene ese problema de ocasionar daños importantes (sociales,
económicos, técnicos, psicológicos, etc)?
|
Alta
|
3
|
|
Mediana
|
2
|
||
Baja
|
1
|
||
Ninguna
|
0
|
||
3
|
TENDENCIA
|
Altamente
creciente
|
4
|
Respecto
a la cantidad de Servicios o Áreas afectados ¿Qué tendencias se prevén para
el próximo año si no hacemos nada?
|
Levemente
creciente
|
3
|
|
Inestable
|
2
|
||
Estable
|
1
|
||
Decreciente
|
0
|
||
POSIBILIDAD
DE RESOLVERLO
|
|||
4
|
¿Qué
posibilidades de solución existen desde el punto de vista técnico -
institucional?
|
Muy
alta
|
4
|
Alta
|
3
|
||
Media
|
2
|
||
Baja
|
1
|
||
Muy
Baja
|
0
|
||
5
|
¿Qué
posibilidades de solución existen desde el punto de vista financiero?
|
Bajo
costo
|
4
|
Mediano
costo
|
3
|
||
Alto
costo
|
2
|
||
Muy
alto costo
|
1
|
||
No
existen recursos
|
0
|
||
6
|
¿Qué
grado de interés tienen los involucrados en resolver el problema?
|
Muy
Alto
|
4
|
Alto
|
3
|
||
Medio
|
2
|
||
Bajo
|
1
|
||
Ninguno
|
0
|
Una vez otorgado el puntaje a
cada problema, de acuerdo al esquema se sumará el puntaje total, de esta manera
observaremos cuales son los principales problemas que afectan a nuestra
institución:
PROBLEMAS
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
TOTAL
|
1,
|
|||||||
2.
|
|||||||
3.
|
|||||||
4.
|
|||||||
5.
|
|||||||
6.
|
DIAGRAMA DE CAUSA EFECTO
Una vez priorizados los
problemas, usaremos el diagrama de Ishikawa o de Causa Efecto:
· Se usa
para agrupar de manera ordenada las ideas de la gente sobre las causas de un
problema.
· Ayuda a determinar las causas
primaria y secundarias de un problema
· Asegura que el equipo no pase
por alto ninguna causa posible del problema
· Es útil para organizar las ideas
generadas en la sesión de lluvia de ideas.
Felicitaciones estimado amigo muy interesante artículo sobre planeación. espero tu proxima publicación.
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